ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

НАЦИОНАЛЬНЫМ

СТАНДАРТ

РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ

Системы электронного документооборота

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Требования к электронному сообщению

Издание официальное

Москва

Стандартинформ

2010

Предисловие

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартов Российской Федерации — ГОСТ Р 1.0-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения»

Сведения о стандарте

1    РАЗРАБОТАН Обществом с ограниченной ответственностью «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)» совместно с Региональной общественной организацией «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией» и Закрытым акционерным обществом «Научно-технологический Центр ИРМ»

2    ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий»

3    УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 октября 2010 г. № 327-ст

4    ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок в ежемесячно издаваемых информационных указателях «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет

© Стандартинформ, 2010

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

Окончание таблицы 4

Наименования и уровни вложенности элементов зоны сообщения «Документ» Кратность Комментарий 1 2 3 4 5 — — PrivatePersonWithSign — — 0-1 Кратность = 1 для физических лиц — — — Name — 1 — — — — Rank — 0-n — — — — Address — 0-1 — — — — Econtact — 0-n — — — — SignDate — 0-1 — — — DocNumber — — 0-1 Кратность = 1 при согласовании (утверждении) другим документом — — — OrganizationOnly — 1 Организация, выпустившая документ — — — — Address 0-1 — — — — — Econtact 0-n — — — — RegNumber — 1 — — Writer — — — 0-1 — — — Organization — — 0-1 Кратность = 1 для юридических лиц — — — Address — 0-1 — — — — Econtact — 0-n — — — — OfficialPerson — 0-n — — — — — Name 1 — — — — — Official 0-n — — — — — Rank 0-n — — — — — Address 0-1 — — — — — Econtact 0-n — — — PrivatePerson — — 0-1 Кратность = 1 для физических лиц — — — Name — 1 — — — — Rank — 0-n — — — — Address — 0-1 — — — — Econtact — 0-n —

11 Описание зоны сообщения «Задания»

Зону сообщения «Задания» образует элемент TaskList первого уровня иерархии и вложенные в него элементы. Зона сообщения содержит реквизиты заданий по исполнению документа.

Наименования и уровни вложенности элементов, входящих в состав зоны сообщения «Задания», приведены в таблице 5.

Наименования и уровни вложенности элементов зоны сообщения «Задания» Крат- ность Комментарий 1 2 3 4 5 6 TaskList — — — — — 0-1 Кратность — 0 для документа без заданий — Task — — — — 1 -n Задания по документу — — TaskNumber — — — 1 Номер задания — — Confident — — — 1 Г риф ограничения доступа Referred 1-Г7 Ссылка на документы. Обязательна ссылка на документ, пришедший в зоне сообщения «Документ» в данном сообщении — — — RegNumber — — 0-1 Обязательно заполня-ется либо элемент RegNumber, либо элемент TaskNumber — — — TaskNumber — — 0-1 — — Author Organization — — — 1-Г7 Автор задания — — — OrganizationWithSign — — 1 — — — — — Address — 0-1 — — — — — Econtact — 0-n — — — — — OfficialPersonWithSign — 1 — — — — — — Name 1 — — — — — — Official 0-n — — — — — — Rank 0-n — — — — — — Address 0-1 — — — — — — Econtact 0-n — — — — — — SignDate 0-1 — — — DocT ransfer — — — 0-n Файл с текстом задания — — Executor — — — 0-n Исполнители — — — Organization — — 1 — — — — — Address — 0-1 — — — — — Econtact — 0-n — — — — — OfficialPerson — 0-1 — — — — — — Name 1 — — — — — — Official 0-n — — — — — — Rank 0-n — — — — — — Address 0-1 — — — — — — Econtact 0-n —

9

12 Описание зоны сообщения «Дополнительные материалы»

Зону сообщения «Дополнительные материалы» образует элемент AddDocuments первого уровня иерархии и вложенные в него элементы.

В данной зоне сообщения могут передаваться как материалы, представленные в электронном виде (в виде файла, набора файлов; просто текста), так и ссылки на ранее переданные документы.

Наименования и уровни вложенности элементов, входящих в состав зоны сообщения «Дополнительные материалы», приведены в таблице 6.

Таблица 6

Наименования и уровни вложенности элементов зоны сообщения «Дополнительные материалы» Крат- ность Комментарий 1 2 3 4 AddDocuments — — — 0-1 — — Folder — — 0-n — — — DocTransfer — 0-n — — — Note — 0-n — — — Referred — 0-n Обязательно заполняется либо элемент RegNumber, либо TaskNumber — — — RegNumber 0-1 — — — — TaskNumber 0-1 —

13 Описание зоны сообщения «Расширение»

Зону сообщения «Расширение» образует элемент Expansion первого уровня иерархии и вложенные в него элементы.

Состав и структура вложенных элементов зоны сообщения «Расширение» настоящим стандартом не регламентируются и определяются разработчиком соответствующей передающей системы управления документами.

Документирование (описание) зоны сообщения «Расширение» и порядка работы с ней осуществляется разработчиком соответствующей передающей системы управления документами.

В зоне сообщения «Расширение» рекомендуется использовать элементы, определенные в настоящем стандарте.

Наименования и уровни вложенности элементов, входящих в состав зоны сообщения «Расширение» приведены в таблице 7.

Таблица 7

Наименования и уровни вложенности элементов зоны сообщения «Расширение» Кратность Комментарий 1 2 Expansion — 0-1 — — Econtact 0-л Информация для организации контакта с разработчиком — Элементы, определяемые разработчиком 0-п —

ГОСТ Р 53898-2010

14 Описание зоны сообщения «Уведомление»

Зону сообщения «Уведомление» образует элемент Acknowledgement первого уровня иерархии и вложенные в него элементы.

Уведомление отправляется в ответ на поступившее сообщение.

Уведомление передается обязательно в случае, если в зоне сообщения «Заголовок» переданного сообщения установлена опция о необходимости отправки уведомлений (значение атрибута msg acknow не равно 0).

Требованиями настоящего стандарта предусматривается два вида уведомлений:

1)    уведомление о доставке и приеме сообщения — информирование отправителя сообщения о том, что сообщение получено и прошло формальный разбор. Осуществляется проверка соответствия структуры сообщения стандарту.

2)    уведомление о регистрации документа — информирование отправителя сообщения о том, что документ, переданный в сообщении, принят в работу (зарегистрирован).

При приеме и разборе поступившего сообщения в случае обнаружения ошибки формируется код ошибки по следующим правилам:

–    нулевое значение — операция выполнена успешно (нет ошибки);

–    больше 0 — ошибки, описанные в настоящем стандарте, представленные в таблице 8;

–    меньше 0 — ошибки, определенные и описанные организацией-разработчиком системы управления документами принимающей стороны.

В отправляемом уведомлении передается код ошибки, текстовое описание ошибки, а также, при необходимости, необработанное (не разобранное) поступившее сообщение.

При обнаружении ошибки (ошибок) решение о приеме сообщения и регистрации поступивших документов осуществляется принимающей стороной.

Таблица 8

Код ошибки Описание ошибки О доставке и приеме сообщения 1 Недопустимое значение атрибута <Вид стандарта> в зоне сообщения «Заголовок» 2 Недопустимое значение атрибута <Версия стандарта> в зоне сообщения «Заголовок» 3 Недопустимое значение атрибута <Вид сообщения> в зоне сообщения «Заголовок» 10 В зоне сообщения «Заголовок» получатель не определен 11 В зоне сообщения «Заголовок» получатель не является организацией, осуществившей прием Сообщения 12 В зоне сообщения «Заголовок» отсутствует обязательный атрибут <Имя атрибут> 20 В сообщении отсутствует зона сообщения <Имя зоны> 21 В сообщении присутствует недопустимый тип зоны сообщения (элемент 1-го уровня) 22 Наличие нескольких зон сообщения <Имя зоны> одного типа 30 Зона сообщения <Имя зоны> содержит недопустимые элементы 31 Неправильная вложенность элементов в элементе <Имя элемента> зоны сообщения <Имя зоны> 32 Неверная кратность элемента <Имя элемента> зоны сообщения <Имя зоны> 33 Неверный тип данных атрибута <Имя атрибута> элемента <Имя элемента> зоны сообщения <Имя зоны> 34 Неверный тип данных содержания элемента <Имя элемента> зоны сообщения <Имя зоны> 35 Отсутствует обязательный атрибут <Имя атрибута> элемента <Имя элемента> зоны сообщения <Имя зоны> 40 Ссылочная информация в элементе Document зоны сообщения «Документ» в полученном сообщении отличается от информации в элементе Document зоны сообщения «Документ» ранее полученного сообщения О регистрации документа 1 Документ относится к категории нерегистрируемых

Наименование и уровень вложенности каждого элемента, входящего в состав зоны сообщения «Уведомление», приведены в таблице 9.

15 Описание элементов

15.1 Элемент Acknowledgement

Назначение:    основные реквизиты уведомления.

Содержание:    —

Атрибуты:    допустимые атрибуты приведены в таблице 10.

содержательная часть уведомления, строка, содержащая описания ошибки.

String.

допустимые атрибуты приведены в таблице 11.

Таблица 11

Имя допустимого атрибута Кратность Тип данных Описание Правила заполнения errorcode 1 Num Код ошибки —

15.3 Элемент AddDocuments

Назначение:    дополнительные    материалы к документу.

Содержание:    —

Атрибуты:    —

ГОСТ Р 53898-2010

описание почтового адреса.

единая строка, содержащая все элементы адреса. Используется системами управления документами, не хранящими адрес фрагментарно.

String.

допустимые атрибуты приведены в таблице 12.

Таблица 12

Имя допустимого атрибута Кратность Тип данных Описание Правила заполнения street 0 String Название улицы Фрагмент почтового адреса house 0 String Номер дома Фрагмент почтового адреса building 0 String Номер корпуса или строения Фрагмент почтового адреса flat 0 String Номер офиса или квартиры Фрагмент почтового адреса settlement 0 String Название населенного пункта (города, поселка и т. п.) Фрагмент почтового адреса district 0 String Название района Фрагмент почтового адреса region 0 String Название региона (республики, края, области, автономного округа, автономной области) Фрагмент почтового адреса country 0 String Название страны Фрагмент почтового адреса postcode 0 String Почтовый индекс Фрагмент почтового адреса postbox 0 String абонентный ящик (а/я) Фрагмент почтового адреса nontypical 0 String Прочие элементы почтового адреса Фрагмент почтового адреса

15.5 Элемент Addressee

Назначение:    описание    адресата.

То, кому адресуется документ — организации (юридическому лицу) или гражданину (физическому лицу) — определяется соответствующим вложенным элементом Organization или PrivatePerson. Содержание:    —

Атрибуты:    —

15.6    Элементы Author, AuthorOrganization

Назначение:    описание    автора    документа.

Для элемента Author тот, кто является автором документа, — организация (юридическое лицо) или гражданин (физическое лицо) —определяется соответствующим вложенным элементом OrganizationWithSign или PrivatePersonWithSign.

Для элемента AuthorOrganization допускается только вложенный элемент OrganizationWithSign. В остальном данные элементы идентичны друг другу.

Содержание:    —

Атрибуты:    —

15.7    Элемент Confident

характеристика ограничений доступа к документу (гриф документа), название ограничения (грифа), согласно принятым в организации регламентирующим документам.

String.

допустимые атрибуты приведены в таблице 13.

13

Имя допустимого атрибута	Кратность	Тип данных	Описание	Правила заполнения
flag	1	Enum	Признак ограничения доступа к документу	Значение = 0 для открытого документа. Значение = 1 для документа с ограниченным доступом

15.8 Элемент DocNumber

Назначение:    информация о документе.

Номер и дата документа передаются во вложенных элементах Referred.

Элемент DocNumber рекомендуется использовать для распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов и т. п.) в тех случаях, когда номер и дата документа отличаются от регистрационного номера и даты документа, присвоенных в организации.

Содержание:    —

Атрибуты:    допустимые атрибуты приведены    в таблице 14.

Таблица 14

Имя допустимого атрибута Кратность Тип данных Описание Правила заполнения kind 1 String Вид документа Наименование вида документа (приказ, распоряжение и т. Д.)

15.9 Элемент DocTransfer

представление передаваемого файла документа.

файл в двоичном виде или указатель местонахождения файла (ссылка на файл) в кодировке Base64.

String.

допустимые атрибуты приведены в таблице 15.

Таблица 15

Имя допустимого атрибута Крат ность Тип данных Описание Правила заполнения OS i String Операционная система, в среде которой определен файл Указывают условное наименование операционной системы, например, Dos, Windows, Solaris, AIX, Linux и т. д. type i String Формат файла, определяющий программные средства его обработки (например, визуализации) В качестве типа может использоваться mime тип, расширение файла и т. п., обеспечивающее просмотр этого файла стандартными процедурами операционной системы typever 0 String Версия формата файла Указывают условное обозначение приложения и(или) формата, в котором файл был создан charset 0 String Кодировка текста Согласно установленным видам кодировки: win 1251, КОИ — 8 и т. д. Указывают в соответствии с международным стандартом наименования кодировок description 1 String Описание документа (файла) Текстовое описание содержимого файла (например, наименование соответствующего документа) transfertype 1 Enum Определяет способ передачи файла Значение = 0 для определения передачи непосредственно файла. Значение = 1 для определения передачи указателя местонахождения файла (ссылки на файл)

Назначение:    основные реквизиты передаваемого документа.

Содержание:    —

Атрибуты:    допустимые атрибуты приведены в таблице 16.

Таблица 16

Имя допустимого атрибута Крат ность Тип данных Описание Правила заполнения idnumber i String Уникальный служебный идентификационный номер документа в передающей системе — type i Enum Тип документа Значение = 0 для исходящего документа. Значение = 1 для входящего документа. Значение = 2 для внутреннего документа kind 0 String Вид документа Наименование вида документа (служебная переписка, письма граждан, распорядительный документ: приказ, распоряжение и т. д.) pages 0 Num Количество листов документа — title 0 String Заголовок текста — annotation 0 String Аннотация — collection 0 Enum Признак коллективности обращения Значение = 0 для обращения, не являющегося коллективным. Значение = 1 для коллективного обращения

15.11 Элемент Econtact

номера (адреса) имеющихся средств электросвязи.

допускается последовательное перечисление через запятую нескольких номеров (адресов).

String.

допустимые атрибуты приведены в таблице 17.

Таблица 17

Имя допустимого атрибута Крат ность Тип данных Описание Правила заполнения type 0 Enum Тип номера (адреса) Значение = 1 для рабочего телефона. Значение = 2 для домашнего телефона. Значение = 3 для мобильного телефона. Значение = 4 для факса. Значение = 5 для адреса электронной почты (email). Значение = 6 для адреса web-сайта (страницы). Значение = 0 для прочего

15.12 Элемент Executor

Назначение:    исполнитель задания по документу.

Содержание:    —

Атрибуты:    допустимые атрибуты приведены в таблице 18.

Таблица 18

Имя допустимого атрибута Крат ность Тип данных Описание Правила заполнения responsible 0 Enum Метка ответственного ис- Значение = 0 для соисполнителя. полнителя Значение = 1 для ответственного исполнителя.

Окончание таблицы 18

Имя допустимого атрибута Крат ность Тип данных Описание Правила заполнения Значение 1 может быть только у одного из списка исполнителей task_specified 0 String Уточнение задания для данного исполнителя Например, номера пунктов задания, поручения данному исполнителю из общего текста задания, формулировка «Для ведения» и т. п. deadline 0 Date Срок исполнения Срок исполнения задания для конкретного исполнителя

15.13 Элемент Expansion

Назначение:    определение стандартного пути расширения стандарта.

Содержание:    —

Атрибуты:    допустимые атрибуты приведены в таблице 19.

Таблица 19

Имя допустимого атрибута Кратность Тип данных Правила описания organization 1 String Организация-разработчик expver 1 String Версия зоны «Расширение»

15.14 Элемент Folder

Назначение:    представление группы дополнительных материалов, объединенных по смыслу в

группу (в папку).

Содержание:    —

Атрибуты:    допустимые атрибуты приведены в таблице 20.

Таблица 20

Имя допустимого атрибута Крат ность Тип данных Описание Правила описания contents 1 String Содержимое Текстовое описание содержимого папки addtype 1 Enum Вид прилагаемых материалов Значение = 0 для материалов, являющихся приложениями документа (его составной частью). Значение = 1 для материалов, носящих информационно-справочный характер (ответы на запросы, сделанные для исполнения документа, и т. п.). Значение = 2 для материалов, являющихся ссылками на другие документы (документы, отменяемые данным документом, документы, во исполнение которых подготовлен данный документ, и т. п.)

15.15 Элемент Header

Назначение:    корневой элемент — заголовок сообщения, общее описание сообщения.

Содержание:    —

Атрибуты:    допустимые атрибуты приведены в таблице 21.

Таблица 21

Имя допустимого атрибута Крат ность Тип данных Описание Правила заполнения standart 1 String Вид стандарта, по которому создано данное сообщение Допустимое значение: «Стандарт системы управления документами»

Окончание таблицы 21

Имя допустимого атрибута Крат ность Тип данных Описание Правила заполнения version i String Версия стандарта Допустимое значение: «1.0» time i DateTime Дата и время формирования сообщения Дата и время в системе UTC msg_type i Enum Вид сообщения. Влияет на перечень допустимых элементов (зон) в сообщении Значение = 0 для уведомления. Значение =1 для основного документа. Значение = 2 для дополнений к основному документу. Значение = 3 для документа-ответа. Значение = 4 для дополнений к документу-ответу msg_id i String Уникальный служебный идентификационный номер сообщения — msgacknow 0 Enum Необходимость посылки уведомления Значение = 0 при отсутствии необходимости посылки уведомлений. Значение = 1 при необходимости посылки уведомлений только в случае возникновения ошибок. Значение = 2 при необходимости посылки уведомлений. По умолчанию (отсутствие атрибута) значение = 0 fromorgid 1 String Уникальный служебный идентификационный номер отправителя — from_organization 1 String Организация-отправитель — from_department 0 String Подразделение-отправитель — from_sys_id 1 String Уникальный служебный идентификационный номер системы отправителя — from_system 1 String Наименование системы управления документами отправителя — from_system_details 0 String Дополнительные данные о системе управления документами отправителя — toorgid 0 String Уникальный служебный идентификационный номер получателя При отправке уведомлений и ответных сообщений об исполнении ранее направленного документа значения атрибутов рекомендуется брать из атрибутов from … принятого соответствующего сообщения toorganization 1 String Организация-получатель todepartment 0 String Подразделение-получатель tosysid 0 String Уникальный служебный идентификационный номер системы получателя tosystem 0 String Наименование системы управления документами получателя to_system_details 0 String Дополнительные данные о системе управления документами получателя

17

ГОСТ Р 53898-2010

Содержание

1    Область применения……………………………………..1

2    Нормативные ссылки……………………………………..1

3    Термины и определения……………………………………1

4    Модель сообщения………………………………………2

5    Перечень и содержание зон сообщения……………………………2

6    Описание информационного взаимодействия систем……………………..3

7    Правила описания зон сообщения………………………………5

8    Порядок передачи файлов документов…………………………….5

9    Описание зоны сообщения «Заголовок»……………………………5

10    Описание зоны сообщения «Документ»……………………………5

11    Описание зоны сообщения «Задания»……………………………8

12    Описание зоны сообщения «Дополнительные материалы»…………………10

13    Описание зоны сообщения «Расширение»…………………………10

14    Описание зоны сообщения «Уведомление»…………………………11

15    Описание элементов…………………………………….12

15.1    Элемент Acknowledgement………………………………12

15.2    Элемент AckResult…………………………………..12

15.3    Элемент AddDocuments………………………………..12

15.4    Элемент Address……………………………………13

15.5    Элемент Addressee………………………………….13

15.6    Элементы Author, AuthorOrganization………………………….13

15.7    Элемент Confident…………………………………..13

15.8    Элемент DocNumber………………………………….14

15.9    Элемент DocTransfer…………………………………14

15.10    Элемент Document………………………………….15

15.11    Элемент Econtact…………………………………..15

15.12    Элемент Executor…………………………………..15

15.13    Элемент Expansion………………………………….16

15.14    Элемент Folder……………………………………16

15.15    Элемент Header…………………………………..16

15.16    Элемент Name……………………………………18

15.17    Элемент Note…………………………………….18

15.18    Элемент Official……………………………………18

15.19    Элементы OfficialPerson, OfficialPersonWithSign……………………18

15.20    Элементы Organization, OrganizationOnly, OrganizationWithSign……………19

15.21    Элемент OutNumber…………………………………19

15.22    Элементы PrivatePerson, PrivatePersonWithSign……………………19

15.23    Элемент Rank…………………………………….20

15.24    Элемент Referred…………………………………..20

15.25    Элемент RegHistory…………………………………20

15.26    Элемент RegNumber…………………………………20

15.27    Элемент SignDate………………………………….21

15.28    Элемент Task…………………………………….21

15.29    Элемент TaskList…………………………………..21

15.30    Элемент TaskNumber………………………………..21

15.31    3neMeHTValidator…………………………………..21

15.32    Элемент Writer……………………………………22

Приложение А (справочное) Схема сообщения, обеспечивающая его автоматизированную

проверку на соответствие настоящему стандарту……………….23

III

фамилия, имя, отчество (ФИО).

единая строка, содержащая все элементы ФИО. Заполняется в системах управления документами, не хранящих ФИО фрагментарно или для отдельных сложносоставных имен некоторых народов Российской Федерации.

String.

допустимые атрибуты приведены в таблице 22.

Таблица 22

Имя допустимого атрибута Кратность Тип данных Описание Правила заполнения secname 0 String Фамилия Элемент ФИО. Заполняется в случае от-сутствия значения в элементе firstname 0 String Имя fathersname 0 String Отчество

15.17    Элемент Note

Назначение:    передача дополнительных материалов к документу в виде текста.

Содержание:    текст, являющийся дополнением к документу (комментарием, пояснением, ссыл

ками и т. п.). Может содержать, например, регистрационные данные документа, не содержащегося в системе отправителя, URL ссылку на необходимую информацию и т. п.

Тип данных:    String.

Атрибуты:    —

15.18    Элемент Official

Назначение:    описание штатной единицы (подразделение, должность), занимаемой должност

ным лицом.

Содержание:    единая строка, содержащая все элементы описания штатной единицы. Заполня

ется в системах управления документами, не хранящихописание фрагментарно.

Тип данных:    String.

Атрибуты:    допустимые атрибуты приведены в таблице 23.

Таблица 23

Имя допустимого атрибута Крат ность Тип данных Описание Правила заполнения department 0 String Подразделение Допускается указание полного названия в виде цепочки названий подразделений, разделенных символами, указанными в атрибуте separator post 0 String Должность — separator 0 String Разделитель фрагментов полного названия структурного подразделения Определяется по значению атрибута department. В случае если в атрибуте department указано «финансовое управление\департамент кредитов\отдел выплат», то separator = «\»

15.19 Элементы OfficialPerson, OfficialPersonWithSign

Назначение:    описание    должностного    лица.

Для элемента OfficialPersonWithSign кроме описания должностного лица (элементы Name, Official, Rank, Address, Econtact) в качестве вложенного элемента допускается указание даты подписания документа данным должностным лицом (элемент SignDate). В остальном данные элементы идентичны.

Содержание:    —

Атрибуты:    —

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Системы электронного документооборота

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Требования к электронному сообщению

Electronic records management systems. Interaction between records management systems. Electronic message

specifications

Дата введения — 2011—08—01

1    Область применения

Настоящий стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами.

Электронное сообщение должно состоять из XML-документа установленной в настоящем стандарте структуры и с заданным составом элементов и их атрибутов и, возможно, набора дополнительных файлов, являющихся неотъемлемой частью сообщения.

Как электронное сообщение в целом, так и составные его части, могут быть независимо подписаны электронными цифровыми подписями и другими аналогами собственноручной подписи и (или) зашифрованы. Порядок применения электронной цифровой подписи и (или) шифрования не относится к области применения настоящего стандарта, а рассматривается как «внешний» по отношению к нему и регламентируется отдельными документами.

2    Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) документом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3    Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 51141, ГОСТ Р ИСО 15489-1, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 дополнительные материалы к документу, в том числе дополнительные документы: Документ или совокупность документов, информация которого разъясняет, уточняет и т.п. отдельные вопросы, затронутые в основном документе (справочные материалы по документу).

Издание официальное

3.2    информационное взаимодействие систем управления документами: Обмен электронными сообщениями заданного вида по правилам и в порядке, которые соответствуют требованиям настоящего стандарта, между двумя системами управления документами.

3.3    отправитель электронного сообщения: Система управления документами, в которой формируется и отправляется электронное сообщение в другую систему управления документами.

3.4    получатель электронного сообщения: Система управления документами, которая в ходе информационного взаимодействия получает электронное сообщение и обеспечивает его обработку.

3.5    регистрационно-контрольные данные о документе; РКД: Совокупность сведений о документе, включенных в систему управления документами.

3.6    XML-документ: XML-файл установленной настоящим стандартом структуры и с заданным настоящим стандартом составом элементов и их атрибутов.

3.7    электронное сообщение; сообщение: XML-документ, а также, при необходимости, дополнительные файлы, передаваемые (получаемые) из одной системы управления документами в другую систему управления документами.

4    Модель сообщения

Каждое электронное сообщение, обеспечивающее информационное взаимодействие систем управления документами, должно оформляться как XML-документ и, возможно, один или несколько дополнительных файлов — документов в электронном виде, являющихся неотъемлемой частью сообщения.

Заголовок сообщения должен быть самостоятельной, обязательной зоной сообщения. Зона сообщения «Заголовок» сообщения должна составлять корневой элемент XML-документа.

Кроме зоны сообщения «Заголовок» в сообщении обязательно должна присутствовать хотя бы одна из зон. Зоны сообщения должны оформляться как самостоятельные, независимые элементы XML-документа первого уровня иерархии. Тип зоны сообщения определяется именем этого элемента.

Используемые в сообщении зоны (соответствующие элементы XML-документа) могут быть только из числа типов, определенных в настоящем стандарте. Зона заданного типа в сообщении может быть одна и только одна. Передаваемая в зонах сообщения информация должна оформляться как вложенные элементы XML-документа второго и последующих уровней иерархии.

В содержании зоны сообщения могут быть использованы элементы только из перечня элементов, определенных в настоящем стандарте для данной зоны сообщения, с установленной в настоящем стандарте допустимым количеством (кратностью) и только с установленным в настоящем стандарте составом атрибутов. Исключение составляет зона «Расширение» — состав и структура элементов данной зоны определяется разработчиком передающей системы управления документами.

Данные взаимодействующих систем управления документами должны передаваться через значения содержания и атрибутов элементов, а также, при их наличии, дополнительных файлов — документов в электронном виде.

Ссылки, команды и комментарии в содержании элементов (зон) сообщения не относятся к области применения настоящего стандарта и определяются разработчиком передающей системы управления документами. Ссылки, команды и комментарии могут использоваться как комментарий и(или) для передачи информации, не относящейся к области применения настоящего стандарта.

5    Перечень и содержание зон сообщения

Наименование зон сообщения, имена типов элементов XML-документа и описание содержания зон сообщения приведены в таблице 1.

Таблица 1

Наименование зоны сообщения Имя типа элемента XML-документа Содержание зоны сообщения Заголовок Header Содержит служебную информацию, необходимую для правильной передачи и интерпретации всего сообщения в целом Документ (основная зона) Document Содержит информацию о передаваемом документе — как в объеме стандартизованного набора РКД, так и, возможно, самого документа в электронном виде (в виде файла, набора файлов)

Окончание таблицы 1

Наименование зоны сообщения Имя типа элемента ХМ L-доку мента Содержание зоны сообщения Задания TaskList Содержит информацию о выданных заданиях на исполнение и обработку документа (в виде резолюций, поручений, сопроводительных писем, напоминаний и т.д.) — как в объеме стандартизованного набора РКД, так и, возможно, в электронном виде (в виде файла, набора файлов) Дополнительные материалы AddDocuments Содержит информацию о дополнительных (справочных) материалах к документу, которые разъясняют отдельные, затронутые в документе вопросы (в виде дополнительных документов, писем, справок и пр.) Расширение Expansion Содержит дополнительные, не относящиеся к области применения настоящего стандарта, данные из передающей системы. Назначение зоны — определение стандартного пути расширения стандарта. Состав зоны сообщения документируется разработчиком соответствующей системы управления документами Уведомление (подтверждение приема) Acknowledgement Содержит ответную информацию о доставке сообщения, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа и др. Данная зона сообщения может передаваться только с заголовком сообщения и с зоной сообщения «Расширение»

Вопрос о том, что и когда является основным документом, что является заданием (сопроводительным письмом, поручением), а что является дополнительными (справочными) материалами к документу, решается в соответствии с принятыми технологиями обработки документов в организациях, эксплуатирующих взаимодействующие системы управления документами.

6 Описание информационного взаимодействия систем

Информационное взаимодействие двух систем управления документами осуществляется посредством последовательного обмена сообщениями заданного настоящим стандартом вида.

При этом одна система управления документами рассматривается как отправитель документа на исполнение (или на обработку), а вторая система управления документами рассматривается как получатель, обеспечивающий исполнение (обработку) полученного документа.

Работа с документами ведется в системах управления документами независимо и настоящим стандартом не рассматривается.

Последовательность шагов при обмене сообщениями в процессе информационного взаимодействия систем управления документами отправителя и получателя и описание видов сообщений, формируемых на каждом из указанных шагов, приведены в таблице 2.

Таблица 2

Номер шага при обмене сообщениями Вид сообщения из системы управления документами — отправителя документа Вид сообщения из системы управления документами — получателя документа Примечания 1 Основной документ — Документ и относящиеся к нему задания и дополнительные материалы направляются на исполнение (обработку) 2 Уведомление Направляется информация о доставке и приеме сообщения, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа и др.

Окончание таблицы 2

Номер шага при обмене сообщениями Вид сообщения из системы управления документами — отправителя документа Вид сообщения из системы управления документами — получателя документа Примечания 3 Дополнения к основному документу К ранее направленному документу направляются дополнительные задания (или изменения ранее выданных заданий) и дополнительные материалы 4 Уведомление Направляется информация о доставке и приеме сообщения, содержащего дополнения к основному документу, об ошибках приема и интерпретации сообщения и др. 5 — Документ-ответ В виде самостоятельного документа направляется ответ на переданный документ (или отчет о его исполнении) 6 Уведомление Направляется информация о доставке и приеме сообщения, содержащего документ-ответ, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа-ответа и др. 7 — Дополнения к документу-ответу К ранее направленному документу-ответу направляются дополнительные материалы 8 Уведомление Направляется информация о доставке и приеме сообщения, содержащего дополнения к документу-ответу, об ошибках приема и интерпретации сообщения и др.

При информационном взаимодействии систем управления документами отправка уведомлений, документов-ответов, дополнений к основному документу и дополнений к документу-ответу может либо не производиться, либо производиться неоднократно.

Состав зон в сообщении зависит от его вида. Перечень обязательных и допустимых зон сообщения, входящих в состав сообщения в зависимости от его вида, приведен в таблице 3.

Таблица 3

Вид сообщения Перечень зон сообщения обязательных допустимых Основной документ «Заголовок», «Задания», «Документ» «Дополнительные материалы», «Расширение» Дополнения к основному «Заголовок», «Задания», документу «Документ»*, «Дополнительные материалы», «Задания» или «Дополнительные материалы» «Расширение» Документ-ответ «Заголовок», «Дополнительные материалы», «Документ» «Расширение» Дополнения к документу- «Заголовок», «Расширение» ответу «Документ»*, «Дополнительные материалы» Уведомление «Заголовок», «Уведомление» «Расширение»

* Зона сообщения «Документ» содержит только ссылочную информацию о ранее переданном документе, к которому относится передаваемая в данном сообщении информация (см. раздел 10).

4

ГОСТ Р 53898-2010

7    Правила описания зон сообщения

Зоны сообщения оформляются как самостоятельные, независимые элементы XML-документа первого уровня иерархии. Передаваемая в зоне сообщения информация оформляется как вложенные элементы XML-документа второго и последующих уровней иерархии.

Как и для элемента — описателя зоны сообщения, так и у вложенных элементов указывается их имя типа, содержание и допустимые атрибуты.

При описании вложенных элементов дополнительно указывается их допустимое количество (кратность):

1 — обязательный, может встречаться только один раз;

1-л — обязательный и может встречаться несколько раз;

0-1 — не обязательный, может встретиться только один раз;

0-л — не обязательный, может встречаться несколько раз.

Для атрибутов элементов кратность может быть установлена только равной:

1 — обязательный атрибут;

0 — не обязательный атрибут.

При описании атрибутов и содержания элементов используются следующие типы данных:

String — строка;

Date — дата в формате дд.мм.гггг, где дд — обозначение дня, мм — обозначение месяца, гггг — обозначение года;

DateTime — дата и время в системе UTC, где UTC (Universal Time Coordinated) — всемирное время;

Num — целое число;

Enum — целое число из перечня допустимых значений.

8    Порядок передачи файлов документов

Сообщения могут содержать файлы (наборы файлов), обеспечивающие передачу документов в электронном виде. Возможны два способа передачи файла (содержимого файла) в сообщении:

1)    внутри основного XML-документа;

2)    отдельно от основного XML-документа.

При реализации второго способа возможна передача в XML-документе указателя местонахождения файла (ссылки на файл).

Формат данных файлов настоящим стандартом не регламентируется и их обработка производится по усмотрению разработчиков систем управления документами.

Данные файла трактуются при передаче как двоичные.

Для передачи файла в сообщении определен специальный элемент DocTransfer, единый для всех зон (элементов) сообщения, который может быть использован на любом уровне иерархии.

Набор файлов передается как совокупность данных элементов.

9    Описание зоны сообщения «Заголовок»

Зону сообщения «Заголовок» образует корневой элемент XML-документа — Header, определяющий версию стандарта, по которому сформировано сообщение, вид передаваемого сообщения, дату и время его формирования и от кого(кому) и когда оно передается.

10    Описание зоны сообщения «Документ»

Зону сообщения «Документ» образует элемент Document первого уровня иерархии и вложенные в него элементы.

Зона сообщения «Документ» содержит значения реквизитов документа, зарегистрированного в системе управления документами.

Зона сообщения «Документ» может использоваться в сообщении для передачи:

1)    полной информации о реквизитах и файлах передаваемого в сообщении документа;

2)    ссылочной информации о ранее переданном документе:

– при отправке сообщений вида дополнения к основному документу, дополнения к документу-ответу (см. таблицу 3);

– при упоминании передаваемого документа в других зонах сообщения, например, при посылке дополнительных материалов к ранее переданному документу, в зоне сообщения «Дополнительные материалы».

Наименования и уровни вложенности элементов, входящих в состав зоны сообщения «Документ», при передаче полной информации о документе приведены в таблице 4.

Таблица 4

Наименования и уровни вложенности элементов зоны сообщения «Документ» Кратность Комментарий 1 2 3 4 5 Document — — — — 0-1 Кратность = 0 для сообщений вида уведомление — RegNumber — — — 1 — — Confident — — — 1 — — Referred — — — 0-n Обязательно заполняется либо элемент RegNumber, либо TaskNumber — — RegNumber — — 0-1 — — — TaskNumber — — 0-1 — — DocNumber — — — 0-n Кратность > 0 для распорядительных документов — — OrganizationOnly — — 1 Организация, выпустившая документ — — — Address — 0-1 — — — — Econtact — 0-n — — — RegNumber — — 1 — — Addressee — — — 0-n — — — Organization — — 0-1 Кратность = 1 для юридических лиц — — — Address — 0-1 — — — — Econtact — 0-n — — — — Official Person — 0-n — — — — — Name 1 — — — — — Official 0-n — — — — — Rank 0-n — — — — — Address 0-1 — — — — — Econtact 0-n — — — PrivatePerson — — 0-1 Кратность = 1 для физических лиц — — — Name — 1 — — — — Rank — 0-n — — — — Address — 0-1 — — — — Econtact — 0-n — — — Referred — — 0-n Обязательно заполняется либо элемент RegNumber, либо элемент TaskNumber — — — RegNumber — 0-1 — — — — TaskNumber — 0-1 —

Продолжение таблицы 4

Наименования и уровни вложенности элементов зоны сообщения «Документ» Кратность Комментарий 1 2 3 4 5 — DocT ransfer — — — 0-n — — RegHistory — — — 0-n — — — OrganizationOnly — — 1 — — — — Address — 0-1 — — — — Econtact — 0-n — — — RegNumber — — 1 — — Author — — — 1-n — — — OrganizationWithSign — — 0-1 Кратность = 1 для юридических лиц — — — Address — 0-1 — — — — Econtact — 0-n — — — — OfficialPersonWithSign — 0-n — — — — — Name 1 — — — — — Official 0-n — — — — — Rank 0-n — — — — — Address 0-1 — — — — — Econtact 0-n — — — — — SignDate 0-1 — — — PrivatePersonWithSign — — 0-1 Кратность = 1 для физических лиц — — — Name — 1 — — — — Rank — 0-n — — — — Address — 0-1 — — — — Econtact — 0-n — — — — SignDate — 0-1 — — — OutNumber — — 0-1 — — — — RegNumber — 1 — — Validator — — — 0-n — — — OrganizationWithSign — — 0-1 Кратность = 1 для юридических лиц — — — Address — 0-1 — — — — Econtact — 0-n — — — — OfficialPersonWithSign — 0-n — — — — — Name 1 — — — — — Official 0-n — — — — — Rank 0-n — — — — — Address 0-1 — — — — — Econtact 0-n — — — — — SignDate 0-1 —